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Nebenkostenabrechnung ohne Excel: warum die Tabelle irgendwann bremst
Eine Tabelle rechnet zuverlässig. Was sie nicht kann: Belege verknüpfen, Zeiträume trennen und im nächsten Jahr erklären, wie eine Zahl entstanden ist.
Wo Tabellen in der Abrechnung reißen
Die typischen Fehler sind nicht Rechenfehler, sondern Strukturfehler: ein Mieterwechsel mitten im Jahr, ein Beleg, der zwei Zeiträume betrifft, eine Kostenart, die plötzlich anders verteilt wird. Jede dieser Änderungen bedeutet in einer Tabelle Handarbeit an mehreren Stellen.
Dazu kommt die Belegeinsicht. Mieter haben das Recht, Belege zu prüfen. Eine Tabelle verweist auf einen Ordner, aber sie führt nicht dorthin.
Was eine saubere Abrechnung braucht
Unabhängig vom Werkzeug sind es immer dieselben Bausteine.
- Abrechnungszeitraum und Nutzungszeiten je Mietverhältnis, taggenau bei Wechseln.
- Kostenarten mit Kennzeichnung, ob sie umlagefähig sind.
- Verteilerschlüssel je Kostenart: Fläche, Einheiten, Personen oder Verbrauch.
- Getrennte Behandlung von Heiz- und Warmwasserkosten mit Grund- und Verbrauchsanteil.
- Vorauszahlungen und der Beleg zu jeder Position.
Die Fristen, die zählen
Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach können Sie Nachforderungen in der Regel nicht mehr durchsetzen, Guthaben bleiben dagegen bestehen. Einwendungen kann der Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erheben.
Das macht den Zeitplan zur eigentlichen Aufgabe: Wer im Januar mit dem Sammeln beginnt, hat im März eine Abrechnung. Wer im November beginnt, hat Druck.
Der Umstieg lohnt sich zwischen zwei Abrechnungen
Der beste Zeitpunkt liegt direkt nach dem Versand der letzten Abrechnung. Dann sind Kostenarten, Schlüssel und Flächen frisch geprüft und lassen sich einmalig sauber anlegen. Im Folgejahr entsteht die Abrechnung dann aus laufend erfassten Daten statt aus einem Stapel.
Häufige Fragen.
Umlagefähig sind die in der Betriebskostenverordnung genannten Positionen, sofern die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nicht dazu.
Die Kosten werden nach Nutzungstagen aufgeteilt, verbrauchsabhängige Positionen möglichst nach Zwischenablesung. Ohne Zwischenstand wird zeitanteilig geschätzt.
Nein, aber Sie müssen Einsicht ermöglichen. Praktikabel ist, die Belege digital bereitzuhalten und auf Anfrage zu senden.
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