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Steuerunterlagen digital vorbereiten: einmal einrichten, jährlich profitieren
Die Steuererklärung für vermietete Objekte ist keine Rechenaufgabe, sondern eine Sortieraufgabe. Wer laufend ablegt, braucht im Frühjahr eine Stunde statt eines Wochenendes.
Was das Finanzamt sehen will
In der Anlage V stehen Einnahmen und Werbungskosten je Objekt. Einnahmen sind Mieten und vereinnahmte Vorauszahlungen; Werbungskosten sind Zinsen, Verwaltung, Instandhaltung, Versicherungen, nicht umlagefähige Nebenkosten und die Abschreibung.
Maßgeblich ist das Zu- und Abflussprinzip: Es zählt das Jahr der Zahlung, nicht das Jahr der Leistung. Genau daran scheitern die meisten selbst gebauten Übersichten.
Eine Ablage, die zwei Jahre später noch funktioniert
Die Struktur ist wichtiger als das Werkzeug. Bewährt hat sich eine Ablage nach Objekt, darin nach Jahr, darin nach Kostenart, und jeder Beleg mit Datum, Betrag und Lieferant im Dateinamen oder in den Metadaten.
- Belege sofort nach Erhalt ablegen und der Kostenart zuordnen.
- Umlagefähigkeit gleich mitkennzeichnen, damit die Nebenkostenabrechnung darauf aufbauen kann.
- Zahlungsnachweis und Rechnung zusammenhalten.
- Aufbewahrungsfristen beachten: für Belege im privaten Bereich mindestens bis zur Bestandskraft des Bescheids, bei Handwerkerleistungen zwei Jahre für Gewährleistungsfragen.
Die Positionen, die regelmäßig vergessen werden
Fahrtkosten zu Objekten, Kontoführung, Software, Fachliteratur, Beiträge zu Vermietervereinen, Kosten für Übergabeprotokolle und Mietersuche. Einzeln sind das kleine Beträge, zusammen häufig ein dreistelliger bis vierstelliger Posten pro Jahr.
Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
Wer die Unterlagen strukturiert übergibt, zahlt weniger. Ein Export mit Einnahmen, Kosten je Kategorie und verknüpften Belegen reduziert die Rückfragen deutlich, idealerweise im Format, das Ihre Beratung ohnehin verarbeitet.
Häufige Fragen.
Ja, sofern sie unveränderbar und vollständig lesbar archiviert sind. Der Papierbeleg muss nicht aufbewahrt werden, wenn das Digitalisat den Inhalt vollständig wiedergibt.
Im Jahr des Zuflusses als Einnahme, die zugrunde liegenden Kosten im Jahr ihrer Zahlung. Deshalb passen die Beträge zweier Jahre nie exakt zusammen.
Für jedes Objekt eine eigene Anlage V. Getrennte Ablage von Beginn an spart die spätere Aufteilung.
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