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Mieteingänge automatisch prüfen, statt Kontoauszüge zu lesen
Fehlende Mieten fallen oft erst Wochen später auf. Ein monatlicher Abgleich zwischen Sollstellung und Bankumsatz kostet zehn Minuten, wenn er nicht von Hand passiert.
Warum der Blick auf den Kontoauszug nicht reicht
Auf dem Auszug steht, was eingegangen ist. Nicht, was fehlt. Genau das ist die relevante Information. Bei mehreren Einheiten kommen Teilzahlungen, Sammelüberweisungen und wechselnde Verwendungszwecke dazu, die Zuordnung wird zur Suchaufgabe.
Der Abgleich beginnt deshalb bei der Sollstellung: Für jedes Mietverhältnis steht ein erwarteter Betrag zu einem erwarteten Termin. Erst dagegen ergibt der Zahlungseingang eine Aussage.
Wie ein sauberer Abgleich abläuft
Der Ablauf ist immer gleich und lässt sich zu einem großen Teil automatisieren.
- Sollstellungen aus den Mietverträgen erzeugen, inklusive Vorauszahlungen und Anpassungen.
- Bankumsätze einlesen und passende Zahlungen vorschlagen lassen.
- Teilzahlungen aufteilen, Abweichungen als offen kennzeichnen.
- Offene Posten nach zwei Wochen ansprechen, nicht nach zwei Monaten.
Wenn eine Zahlung ausbleibt
Rechtlich ist der Ablauf klar: Zahlungsverzug tritt ohne Mahnung ein, wenn die Miete zum vereinbarten Termin nicht da ist. Praktisch lohnt trotzdem der frühe, freundliche Hinweis, in der Mehrzahl der Fälle liegt ein Versehen oder eine geänderte Bankverbindung vor.
Erst wenn zwei Monatsmieten offen sind oder ein Rückstand von mehr als einer Monatsmiete über zwei Termine besteht, kommt eine Kündigung in Betracht. Dokumentieren Sie den Verlauf ab dem ersten Hinweis.
Der Nebeneffekt für die Steuer
Wer Zahlungen laufend zuordnet, hat am Jahresende eine belastbare Einnahmenübersicht je Objekt, ohne Nacharbeit. Das ist derselbe Datensatz, der später in die Anlage V geht.
Häufige Fragen.
Sie hilft, ist aber kein Muss. Auch ein regelmäßiger Umsatzimport genügt, solange die Zuordnung zur Sollstellung erfolgt.
Überzahlungen sollten sichtbar bleiben und nicht mit der nächsten Miete verrechnet werden, ohne dass es dokumentiert ist. Sonst entsteht Streit bei der Endabrechnung.
Sie sind zulässig, aber beweispflichtig. Quittungen mit Datum und Verwendungszweck gehören in dieselbe Ablage wie Kontoumsätze.
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