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Immobilien selbst verwalten: Aufgaben, Aufwand und ein Ablauf, der hält
Selbstverwaltung ist keine Frage der Begabung, sondern der Reihenfolge. Wer die wiederkehrenden Aufgaben kennt und sie in einen Jahresablauf bringt, braucht dafür überraschend wenig Zeit.
Was tatsächlich anfällt
Die Arbeit besteht aus vier Blöcken: laufende Zahlungen, Kommunikation mit Mietern, Instandhaltung und die jährliche Abrechnung samt Steuerunterlagen. Alles andere sind Sonderfälle wie Mieterwechsel oder Modernisierung.
Der Aufwand verteilt sich extrem ungleich. Zehn Monate im Jahr sind es wenige Stunden, in zwei Monaten fällt der Großteil an, deshalb wirkt Selbstverwaltung im Frühjahr belastender, als sie über das Jahr ist.
Ein Jahresablauf, der sich bewährt hat
Feste Termine schlagen guten Willen. Wer die Aufgaben an Monate bindet, arbeitet weniger reaktiv.
- Monatlich: Zahlungseingänge prüfen, Abweichungen klären, Belege ablegen.
- Quartalsweise: offene Vorgänge durchgehen, Fristen prüfen, Rücklagen abgleichen.
- Jährlich: Nebenkostenabrechnung erstellen, Zählerstände erfassen, Steuerunterlagen zusammenstellen, Mieten gegen das Marktniveau prüfen.
Die drei Fehler, die Zeit kosten
Erstens: Belege sammeln statt sofort zuordnen. Zweitens: Kommunikation über mehrere Kanäle führen, sodass später niemand nachvollziehen kann, was vereinbart war. Drittens: Zahlungen nur überfliegen, statt sie gegen die Sollstellung zu prüfen, fehlende Beträge fallen dann erst im Herbst auf.
Wann eine Hausverwaltung sinnvoll wird
Für reine Mietverwaltung liegen die Kosten meist zwischen 20 und 35 € je Einheit und Monat, bei Sondereigentum und WEG-Verwaltung höher. Rechnen Sie das gegen Ihren Zeitaufwand und gegen die Frage, wie belastbar Ihre Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall ist.
Viele Vermieter fahren mit einer Zwischenlösung gut: Selbstverwaltung mit Software, dazu ein Handwerkerpool und eine Steuerberatung, die die Anlage V übernimmt.
Häufige Fragen.
Als Erfahrungswert: eine bis zwei Stunden pro Einheit und Monat im Durchschnitt, in Abrechnungs- und Wechselphasen deutlich mehr.
Bei eigenen Mietobjekten ja. Bei fremdem Eigentum, also der Verwaltung für Dritte, gelten Erlaubnispflichten nach der Gewerbeordnung.
Zugang zu Unterlagen und Software, eine Liste der Ansprechpartner, Bankvollmacht und eine kurze Übersicht laufender Vorgänge.
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