RentalOne
Mehrere Wohnungen verwalten, ohne den Überblick zu verlieren
Ab der dritten Einheit ändert sich die Arbeit qualitativ: Aus Einzelfällen wird ein Prozess. Wer das nicht mitmacht, verwaltet dreimal dieselbe Aufgabe unterschiedlich.
Der Punkt, an dem Einzelfälle nicht mehr funktionieren
Bei einer Wohnung kann man sich alles merken. Bei drei Einheiten in zwei Objekten ist das Erinnerungsvermögen der Engpass: Wer hat welche Vorauszahlung, welcher Vertrag hat eine Indexklausel, wann war die letzte Anpassung?
Der Ausweg ist keine größere Tabelle, sondern eine einheitliche Struktur: gleiche Kostenarten, gleiche Ablage, gleiche Termine über alle Objekte.
Was standardisiert werden sollte
Diese fünf Dinge einmal festzulegen, spart in jedem Folgejahr Zeit.
- Ein Kostenartenkatalog für alle Objekte, mit Kennzeichnung der Umlagefähigkeit.
- Eine Ablagestruktur, die für jedes Objekt gleich aussieht.
- Textvorlagen für Erhöhung, Mängelmeldung, Abrechnungsversand und Mahnung.
- Ein Prüfrhythmus mit festen Terminen im Kalender.
- Eine Übersicht, die Sollstellungen aller Einheiten in einer Liste zeigt.
Portfolio statt Einzelobjekt betrachten
Interessant wird die Auswertung erst im Vergleich: Welches Objekt trägt den Bestand, welches zehrt daran? Dafür brauchen Sie pro Einheit dieselben Kennzahlen: Mieteinnahmen, nicht umlagefähige Kosten, Instandhaltungsaufwand und Leerstandstage.
Diese Zahlen entstehen nicht am Jahresende, sondern nebenbei, wenn Zahlungen und Belege laufend zugeordnet werden.
Arbeiten abgeben, ohne Kontrolle zu verlieren
Ab etwa zehn Einheiten lohnt es, einzelne Aufgaben abzugeben: Belegerfassung an eine Assistenz, die Anlage V an die Steuerberatung, Handwerkerkoordination an einen festen Dienstleister. Voraussetzung sind getrennte Zugriffsrechte, damit jeder nur das sieht, was er braucht.
Häufige Fragen.
Zwingend nie, sinnvoll ab mehreren Objekten mit Finanzierung, weil sich Zahlungsströme und Zinsen sauber zuordnen lassen.
Mit einem lokalen Dienstleister für Begehungen und einem digitalen Prozess für alles Übrige. Wichtig ist ein Ansprechpartner vor Ort, der Zugang hat.
Je Objekt eine Anlage V. Bei umfangreichem An- und Verkauf kann gewerblicher Grundstückshandel drohen, das gehört in die steuerliche Beratung.
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